Komuniciranje
Opasna strategija: Kako Grad Mostar šuti?
Tekst članka se nastavlja ispod banera
Grad Mostar, na inicijativu međunarodne zajednice, 2016. godine donio je Strategiju komunikacije Grada koja ''vrijedi'' od 2016. do 2020. godine.
Strategija koja se trebala provoditi bez obzira što Grad nema Gradsko vijeće da je potvrdi, imala je za cilj da ''Grad Mostar kvalitetom svojih servisa i administrativnih usluga, transparentnošću rada, informiranjem javnosti o svom radu i aktivnim uključenjem građana u proces donošenja odluka, doprinese realiziranju najviših principa i standarda dobrog upravljanja''.
Oglasne ploče s kašnjenjem
Na njezinoj izradi, rješenjem gradonačelnika iz 2015. godine, radilo je povjerenstvo koje u kojem su sudjelovali Predrag Šupljeglav kao predsjednik i članovi Miroslav Landeka, Azra Batlak te Zvjezdana Radovanović, a u pomoć su im priskočili predstavnici OESS-ova ureda u Mostaru, mostarskog Filozofskog fakulteta i civilnog društva.
Pročitajte još
Dokument koji je trebao ''preporoditi'' komuniciranje Grada s, prije svega, njegovim žiteljima, sastojao se od pregleda postojećeg stanja, strateških ciljeva, mehanizama unutarnje i vanjske komunikacije, vizualnih obilježja, kriznog komuniciranja i evaluacije provedbe.
U mehanizmima unutarnje komunikacije učinkovitim se pokazalo održavanje sastanaka ali u Strategiji navode da bi je ''trebalo dalje unaprijediti u pogledu unaprijed definiranog rasporeda sastanaka, kako bi svi zaposleni bili unaprijed upoznati s terminom''.
Oglasne ploče, kao jedan od propisanih mehanizama dostupnosti informacija strankama i zaposlenim, navode, zbog dislociranosti organizacijskih jedinica postavljene su u prizemlju zgrada i na prvom katu. Na njima se građanima i zaposlenicima pružaju aktualne informacije o radu grada, javni pozivi i sl. Za njezino ažuriranje postoji zaposlenik koji bi trebao raditi na tome, a njegov, čini se nerad, pojasnili su:
''Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji u opisu poslova višeg samostalnog referenta-informatora, pored ostalih poslova, navedeni su i poslovi koji se tiču ažuriranja oglasne ploče te suradnja s organizacijskim jedinicama u segmentu objavljivanja aktivnosti koje provode iste. Međutim, u praksi se pokazalo da nema mehanizma koji bi osigurao da organizacijske jedinice blagovremeno i ažurno dostavljaju navedene informacije''.
Mreža u Upravi
Svi službenici, navodi se, imaju pristup individualnoj elektroničkoj pošti. Ovaj mehanizam se, tvrde, koristi u dobroj mjeri iako ne postoje norme koje reguliraju komunikaciju koja se odvija na ovaj način.
''Potrebno je, u nedostatku odgovarajućeg zakonskog okvira, regulirati ovu oblast da bi se ovaj, najučinkovitiji mehanizam komuniciranja, u punom kapacitetu iskoristio'', stoji u dokumentu.
Pročitajte još
U Gradskoj upravi intranet, tvrde, postoji od 2005. godine kada su umreženi postojeća računala preko jedinstvenog servera. No, djelatnici se, navode, nisu dovoljno koristili ovim modelom komunikacije i on nije ni zaživio. U ovom segmentu su, dodaju, neophodne kontinuirane edukacije i poticaji na korištenje od strane nadređenih.
Mostarska administracija, kažu u Strategiji, ima i program upravljanja dokumentima u elektroničkom obliku koji je uvelike poboljšao internu komunikaciju, gdje je u svakom trenutku poznato gdje se nalazi predmet tj. kod koga je na obradi i u kojoj fazi je rješavanja te omogućava praćenje zakonskih rokova rješavanja.
Pojedini zaposlenici, navode, ne koriste ažurno navedenu aplikaciju, što ima za posljedicu nepotpuna izvješća o radu zaposlenih, nesklad stvarnog i elektronskog stanja, ali zbog toga se pristupilo unaprjeđenju softverskih rješenja kako bi se otklonile slabosti bivšeg sustava i zaposlenici motivirali na ažurnije korištenje.
S telefonom bolje ide
Iako softver za praćenje dokumenata ne vole koristiti, upotreba telefona im dobro ide i komunikacijska mreža je ''kvalitetno organizirana''.
Među mehanizmima vanjske komunikacije, stoji u Strategiji, navodi se prijem stranaka kod gradonačelnika. On, tvrde, prima građane jednom u tjednu, a raspored primanja stranaka se nalazi kod asistenta gradonačelnika i na web stranici Grada Mostara.
Načelnici odjela primaju stranke svaki dan po potrebi, a odjeli u čijoj nadležnosti je upravni postupak periodično utvrđuju raspored primanja stranaka, koji je istaknut u prostorijama odjela.
Pročitajte još
U slučaju kada Gradonačelnik prima stranke, navode, vodi se evidencija o primljenim strankama, ali nema uvijek povratne informacije o rezultatu razgovora. Poželjno je obavijestiti stranku o ishodu pisanim putem, ukoliko se radi o konkretnom predmetu ili zahtjevu.
Šalter ili Centar za pružanje usluga građanima, mjesto je gdje građani mogu ''ostvariti najveći broj traženih usluga na brz i učinkovit način''. Građani, pojašnjeno je u Strategiji, tu mogu ''dobiti informacije vezane za upravni postupak kao što su: koji je voditelj postupka određen, koje su upravne radnje poduzete i kada ističe zakonski rok za završetak predmeta''.
Ovakav način informiranja stranaka, tvrde, ima za rezultat dobivanje informacija na jednom mjestu i sprečavanje 'zadržavanja stranaka po uredima' u navedenu svrhu.
Samostalni referent za internetsku stranicu
Prije četiri godine u Strategiji je navedeno kako je u tijeku uspostava elektroničkih oglasnih ploča, kao i elektroničke knjige žalbi čim je ''građanima i pravnim osobama omogućeno podnošenje podnesaka i pritužbi na rad organa uprave kao i na rad njihovih institucija i tijela, te na nepravilan odnos zaposlenih u tim tijelima kad im se obraćaju radi ostvarivanja svojih prava i interesa ili izvršavanja svojih građanskih dužnosti''.
Internetska stranica, kažu, predstavlja značajan projekt u procesu informiranja, a ''stranicu, koja je u trenutnom izgledu od 2011. godine, uređuje viši samostalni referent za uređenje web stranice''.
''U 2015. godini, nakon provedene analize web stranice Grada Mostara te zbog zakonskih odredbi, odgovornosti i transparentnosti prema građanima, kao i obveze prema različitim agencijama i fondovima, pristupilo se redizajniranja i modernizaciji, odnosno izradi nove web stranice Grada Mostara. Uz sve ona bi trebala biti interaktivna s otvorenim komunikacijskim kanalom za pitanja, sugestije i prijedloge građana, čime bi se osigurala dvosmjerna komunikacija. Očekuje se da će nova web stranica biti puštena u rad tijekom 2016. godine'', stoji u dokumentu.
Konferencije za novinare koje se ne održavaju
Stručni savjetnik za odnose s javnošću, navode, organizirao je konferencije za novinare kao i medijske istupe različitim povodima, zahtjevima medija, a na njima su sudjelovali gradonačelnik, glavna savjetnica, načelnici odjela, šefovi službi, voditelji različitih projekta. Dodaju da postoji protokol za održavanje istih ''ali ga se načelnici najčešće nisu pridržavali, te su se oslanjali na savjetnika za odnose s javnošću''.
''Neophodno bi bilo uvesti u praksu redovitog mjesečnog održavanje konferencija za medije te javnog diskursa putem TV emisija, radija i društvenih mreža. Na temelju provedene analize došlo se do zaključka da većina načelnika odjela, šefova službi i voditelja projekata izbjegavaju komunikaciju s medijima. Razlozi uključuju i nedovoljnu obučenost u medijskom istupanju te je potrebno provesti odgovarajuće obuke utvrđene u godišnjem planu obuke'', objavljeno je u Strategiji.
Obzirom na kompleksnost djelovanja te visok stupanj interesa javnosti za djelovanje Gradske uprave, tvrde, uvođenje radnog mjesta glasnogovornika unutar Službe za odnose s javnošću smatra se pozitivnim iskorakom u vidu uspostavljanja djelotvornije komunikacije prvenstveno s medijima te ostalim zainteresiranim javnostima.
Tajnici mjesnih zajednica
Grad tiska promotivne materijale (letke, brošure, plakate) ovisno od manifestacije koju organizira ili podržava. Grad Mostar je, navode, među prvima u BiH izradio i usvojio knjigu grafičkih standarda. No, nisu doneseni pravilnici o reprezentaciji i poklonima, pisanju, dizajnu i izdavanju publikacija kao i njihovoj distribuciji. Za suvenire je prošle godine planiran bio utrošak od 9.000 maraka i još 1.500 za aperitive.
Pročitajte još
Jedan od važnijih načina eksternog komuniciranja u Gradu je, tvrde, putem tajnika mjesnih zajednica. U Gradu se mjesna samouprava ostvaruje u 43 mjesne zajednice, ''čiji tajnici svakodnevno ostvaruje kontakte s građanima i pravnim osobama''.
Grad Mostar, pohvaljuju se u dokumentu, održava redovno i po potrebi javne rasprave, ''ali se može konstatirati da je njihova posjećenost uglavnom mala. Javne rasprave će se u budućnosti uglavnom provoditi putem službene stranice Grada, o čemu će javnost te ciljne grupe biti pravovremeno obaviješteni''.
Jedan o oblika ispitivanja javnog mnijenja je anketiranje ''koje je povremena praksa, a koju Grad provodi kao način eksterne komunikacije, u cilju dobivanja povratnog mišljenja i primjedbi od strane građana, u provođenju određenih projekata, odluka i aktivnosti.
Na godišnjoj razini potrebno je uraditi više anketa kako bi se osigurale povratne informacije o mišljenju građana o određenim pitanjima i aktivnostima koje provodi i planira Grad Mostar''.
Grad bez imidža
Autori Strategije sjetili su se i Gradskog vijeća. Naveli su kako je Vijeću istekao mandat 2012. godine, a praksa prije tog razdoblja bila je da najčešće mjesečno građanima bude omogućeno da ''putem TV prijenosa/radija prate rad gradskih službi kao i javnih ustanova i poduzeća kojima je Grad osnivač, te prate donošenje svih odluka i zaključaka po određenim temama i druga aktualna događanja u Gradu''.
U skladu s rastućim potrebama većine skupina građana za boljim upoznavanjem te aktivnim uključivanjem u rad Gradske uprave, ''Grad Mostar redovito organizira Dane otvorenih vrata, gdje će posjetiteljima biti osigurane sve potrebne informacije vezano za djelovanje Gradskih službi Grada Mostara''.
U komunikacijskoj Strategiji navodi se kako je ''više uzroka što Grad Mostar nije dovoljno izgradio svoj imidž''.
''Od naslijeđenih neriješenih odnosa do unutarnjih slabosti. Aktualnog Statuta, koji je nametnut od strane OHR-a, nepostojanja političkog suglasja oko provođenja Odluke Ustavnog suda za Mostar, neodržavanja izbora, nepostojanja Gradskog vijeća od 2012. godine. Sve to ne pridonosi političkoj stabilnosti i normalnom funkcioniranju Grada. Evidentno je da ima puno prostora za poboljšanje imidža. Jedan od važnijih kanala izgradnje imidža, na kojim možemo trenutno mi utjecati, su odnosi s javnošću'', naveli su, a kao rješenje predlažu ''interaktivnu i ažurnu web stranicu Grada kako bi kod građana i svih javnosti stvorili naviku da ju svakodnevno posjećuju''.
Kako je Strategija na snazi još nešto više od mjesec dana, pred gradskim ocima je da osmisle novu koju bi, za razliku od dosadašnje, mogla imati i nadzor na provođenjem u vidu novog Gradskog vijeća.
